Imaginamos equipes dinâmicas e produtivas, auto gerenciadas, 100% alinhadas com os objetivos dos negócios… Mas a realidade é que, por mais que nossos projetos sejam bem planejados e as equipes bem montadas, é quase impossível deixar de encontrar membros ou fornecedores difíceis, que prometem e não entregam, não se comunicam e se escondem da responsabilidade.

Qual gerente de projetos nunca chegou em uma reunião para descobrir que um dos participantes não havia feito nada do que havia se comprometido?

Existem várias formas de contrapor esta situação. Entre elas estão: ameaçar trocar a pessoa ou a empresa do projeto, reter pagamentos, acionar o setor jurídico, etc.

No entanto, bons gerentes de projetos usam antes disso tudo algo muito simples e que funciona em grande parte dos casos: o Follow-up.

O que quer dizer isso? Apenas “seguimento“. Sim, é o simples ato de acompanhar e cobrar adequadamente o andamento das tarefas de seu projeto. Ainda que pareça óbvio, nem sempre fazemos este acompanhamento da forma mais adequada, nos afastando de resultados reais e muitas vezes gerando conflitos que poderiam ter sido evitados.

Algumas dicas para o bom follow-up:

1. Avalie a dose certa para cada stakeholder

Você não pode aplicar uma regra única. Por exemplo, um fornecedor com histórico ruim de entregas pode precisar de um acompanhamento diário para evitar atrasos. No entanto, você não ficará pegando diariamente no pé de seu patrocinador em relação a algo que ele precisa fazer. Não existe a dose certa ou errada no geral, existe apenas a dose certa para cada perfil de stakeholder.

2. Avalie a forma certa

Além de ajustar a periodicidade (dose), aplicar a forma certa também é fundamental. Algumas pessoas respondem bem por e-mail, outras por seu sistema de gerenciamento de projetos, e outras precisam de uma conversa pessoal. Por mais que você queira sempre padronizar a comunicação, o gerente de projetos deve saber quando flexibilizar um pouco para o bem do projeto.

3. Crie a expectativa

Quando há regras bem definidas, o Follow-up é mais aceito e gera menos conflitos. Ao iniciar uma série de tarefas com um membro da equipe ou um contrato com um fornecedor externo, definida desde o começo qual será a periodicidade e forma do acompanhamento. É muito pior fazer isso somente quando você começa a ter problemas de entrega.

4. Não relaxe

Mesmo que as entregas estejam adequadas, mantenha a prática do Follow-up. Dê o exemplo dando satisfação também em relação a suas tarefas. Esta cultura de responsabilidade e comunicação só fará bem para seu projeto.

O Follow-up pode deixar alguns gerentes de projetos, especialmente os menos experientes, desconfortáveis. Pode-se ter a sensação de estar sendo desagradável ou chato. No entanto, não inverta a situação. É sua obrigação e responsabilidade acompanhar de perto os eventos do projeto, e quem não entende isso deve ser, da forma correta, trazida de volta aos eixos.

Artigo publicado originalmente no site: Stakeholdernews

Autor: Luiz de Paiva