Você poderia esperar que, como um cara da tecnologia, eu diria que as ferramentas são o ingrediente essencial para gerenciamento de projetos (e eu certamente já escrevi muito sobre ferramentas!). Ou, que na condição de um PMP certificado, você poderia ter chutado que eu diria que os processos e procedimentos são os elementos essenciais para a gestão de projetos. E aqueles de vocês que sabem que eu sou apaixonado por pessoas e habilidades, iriam sugerir que o treinamento é o ingrediente essencial. Todos são importantes, é claro, mas vamos falar sobre o básico aqui. Sem uma boa comunicação:

A - O projeto pode facilmente perder o interesse, apoio e credibilidade perante os stakeholders;

B - O verdadeiro status do projeto não é conhecido – por ninguém!

C - Membros da equipe do projeto não podem traçar o melhor curso de ação ou tomar pequenas decisões com sabedoria.

Você pode pensar “eu me comunico regularmente com a minha equipe e com os stakeholders”. Isso pode ser verdade, mas, nas palavras de George Bernard Shaw, “O maior problema da comunicação é a ilusão de que ela tenha ocorrido“. Para este artigo, vou me focar em três componentes para uma comunicação de projeto eficiente, a fim de garantir que estamos praticando as coisas certas.

1 - Transparência

O quão abertamente você está se comunicando? Você está escondendo detalhes ou informações que devem ser compartilhadas? O ditado “a falta de notícias é uma boa notícia” não se aplica ao gerenciamento de projetos. No entanto, uma advertência – a transparência não significa que você tenha que compartilhar todos os segredos – use seu julgamento sobre como e o que comunicar. Então, o que significa transparência para o seu projeto? Significa que:

Você está aberto e é honesto sobre o status do projeto, orçamento, dificuldades, e barreiras. Não aumente, encubra ou esconda essas coisas – isto sempre vai voltar para assombrá-lo;

Você se comunica abertamente sobre os riscos. Não me refiro apenas aos grandes riscos que você provavelmente já identificou precocemente e colocou no registro de riscos. Comunique os riscos que vêm de lidar diariamente com o projeto – são os prováveis ??suspeitos para seus próximos problemas;

Você comunica a verdade usando uma linguagem simples, sem distorcer os fatos ou manipular as pessoas.

Eu acho que a transparência também se relaciona com outro objetivo para uma boa comunicação do projeto: pontualidade. Compartilhar as informações sobre o seu projeto não faz muito bem se estas não forem pontuais. Os executivos muitas vezes se queixam de que eles não recebem informações sobre os problemas de um projeto até que seja tarde demais para eles intervirem ou ajudarem na resolução de problemas. E, infelizmente, isso pode ser verdade para os membros da equipe também – uma boa equipe de projeto se comunica com transparência e sem julgamento, para que possam ajudar uns aos outros quando necessário.

2 - Comunicação de membros da equipe e reuniões

Claro, todo mundo tem reuniões da equipe do projeto, e elas geralmente começam bem, com cada membro da equipe envolvido e comprometido com o sucesso do projeto. No entanto, frequentemente, conforme o projeto continua, as pessoas pensam que estão ocupadas demais para fazer as reuniões regulares. Ou, talvez, o gerente de projeto não tenha estruturado a reunião da equipe para o sucesso. Aqui estão algumas dicas para melhorar a comunicação dos membros da sua equipe e reuniões.

Faça reuniões regulares, agendadas e objetivas – Se você está em uma equipe Scrum, já sabe tudo sobre reuniões diárias curtas e focadas, e como elas devem ser precisas, e não ir para tudo quanto é lado.  Durante uma reunião diária, cada membro da equipe responde às três perguntas seguintes:

A - O que você fez ontem?

B - O que você vai fazer hoje?

C - Existem impedimentos em seu caminho?

D - Prestação de contas – Trata-se da importância de transmitir, através de comunicações com os membros da equipe, que eles são responsáveis ??e respondem ??por uma determinada tarefa ou módulo. Você comunica o status a cada membro da equipe em uma reunião por meio de algo que não seja verbal? Use todos os tipos de meios de comunicação – gráficos, listas, etc, que podem comunicar quem está fazendo o que e o progresso deles. 

E - Ferramentas – Ah, sim – eu tive que adicionar isso. Atualmente nós temos ferramentas maravilhosas para nos ajudar na comunicação do projeto. Use-as como parte de suas reuniões de equipe e como parte regular de suas comunicações. Alguns exemplos são as mensagens instantâneas, ferramentas de colaboração (como o SharePoint e Google Apps), blogs, e-mail, videoconferência, reuniões on-line e outras.

3 - Comunicação com stakeholders e patrocinadores

Em primeiro lugar, conheça o seu público. Com o que seus stakeholders e patrocinador se preocupam? O que eles esperam ouvir? O que está acontecendo na organização ou setor que pode afetar o seu projeto? As possibilidades são de que eles não queiram ouvir todos os detalhes individuais do projeto. Mas eles precisam saber o suficiente para ajudá-lo a defender o projeto e dar-lhe o seu apoio contínuo. Não cometa o erro de dar-lhes muito pouco (“o projeto está indo muito bem!”) ou muito (como detalhes mínimos de todas as 200 tarefas que você estiver concluindo). 

Em segundo lugar, pense sobre a mensagem que você precisa transmitir antes de abrir a boca. Especialistas em comunicação chamam isso de “ideação” – o conceito geral e estrutura da sua mensagem. Sua mensagem geral pode ser a que o projeto está no caminho certo, ou pode ser que você precisa transmitir que você atingiu um obstáculo e o que você está fazendo para avançar. Depois de ter o conceito e a estrutura básica da mensagem, pense em como você vai transmitir isso. Se vai ser uma conversa difícil, elabore um esboço. Em seguida, defina a “manchete” principal. Que observações ou pontos você vai fazer para apoiar e explicar esta manchete. Você pode transmitir melhor a sua mensagem com um quadro ou gráfico? Certifique-se de pensar em seu público e no que eles estão querendo ouvir, mas não esconda informações deles – dê os fatos que eles precisam.

Em terceiro lugar, prepare-se para transmitir a mensagem que você planejou. Será que o stakeholder/patrocinador espera um relatório ou uma apresentação em PowerPoint? Certifique-se de que o conteúdo seja apresentado em pedaços menores para melhorar a compreensão. Se você não é hábil em transmitir comunicações aos superiores, ensaie ou grave a si mesmo para melhorar a comunicação global. Quando você for transmitir, não deixe que seja uma conversa de uma via. Preste atenção na linguagem corporal dos patrocinadores e stakeholders e preste atenção em respostas que te ajudam a garantir que eles estão entendendo o que você está dizendo. Esteja preparado para responder as perguntas que irão surgir. Finalmente, quando a comunicação estiver completa, reserve um tempo para fazer uma crítica mental de como você foi, o quão bem a mensagem que você entregou foi entendida e recebida, e o que você deve fazer diferente da próxima vez. Você não vai marcar um golaço todas as vezes que você se comunicar, mas se você tomar o tempo para aprender e praticar, você vai ficar melhor.

Autor: Bruce A. McGraw, COO da Cognitive Technologies

Artigo publicado originalmente no site PM Hut