Este ano eu li “Como ser um Ninja em Produtividade”, em uma tentativa de me tornar mais produtivo. O autor, Graham Allcott, compartilha algumas estratégias para tirar o máximo do seu tempo, estratégias que são o modelo CORD de produtividade. Eu acho que se trata uma grande ferramenta para gerentes de projeto, então aqui está uma breve explicação do que se trata isso:

C: Capturar e Coletar

Nesta etapa, você captura todas as coisas que você acha que pode ter que fazer, ou anotações úteis. No ambiente do projeto, isso poderia incluir as notas de uma conversa casual no corredor com o seu gerente de finanças do projeto, ou das atas de sua reunião do conselho do projeto. Também poderia incluir e-mails, coisas que surgem a partir de telefonemas ou ideias que você tem no chuveiro sobre como lidar com aquele risco complicado do projeto. Qualquer coisa, realmente.

O: Organizar

O próximo passo é organizar os pensamentos, notas e ideias. Primeiro, pense se algum material que você já agrupou requer uma ação. Se a resposta é não, então ele pode ser descartado ou arquivado para referência futura. Apenas mantenha as coisas para referência se você realmente sente que pode precisar delas no futuro.

Se houver uma atividade para fazer, ela tem que ser feita por você? Se não, delegue-a para a pessoa certa e faça uma nota para acompanhar o tema mais tarde. Se ela tiver que ser feita por você, então você tem três ações para completar:

- Adicioná-la à sua lista de tarefas mais importantes para que você não se esqueça de fazê-la. Priorize-a adequadamente no caso dela ter que ser feita urgentemente;

- Incorporá-la em qualquer plano de projeto mais amplo, se necessário;

- Anotar o prazo em seu calendário (se isto já está em seu plano de projeto, então você não precisa fazer isso).

Esta é a maneira de você construir sua lista de tarefas e manter-se em cima do trabalho que ainda está para ser iniciado, mas tem prazo próximo.

R: Revisar

Revise sua lista de tarefas importantes regularmente. Allcott recomenda revisões diárias e semanais para garantir que tudo seja gerenciado de forma adequada e você não esqueça nada. Ele também é um fã de listas de verificação para certificar-se de que as tarefas de rotina sejam concluídas. Por exemplo, em seu projeto, você pode ter uma lista de verificação semanal que inclui garantir que os riscos, o plano, os pedidos de férias e todos os problemas foram revisados. Tire algum tempo no mesmo horário todas as semanas (eu gosto de fazer isso em uma sexta-feira) e verifique sua lista. Assim você pode ir tranquilo para o fim de semana e começar a próxima semana sabendo que você está com controle de tudo. Você também vai facilmente ser capaz de ver quais são suas prioridades da segunda-feira de manhã.

Se há tarefas para outras pessoas que você delegou, dê seguimento com a frequencia necessária. Dependendo de quem eles são e o que eles estão fazendo você pode ter que ir atrás deles várias vezes!

D: Fazer (Do)

Faça o que está em sua lista de tarefas! Comece com o seu trabalho prioritário. Deixe uma folga de tempo em seu dia para outras coisas urgente que podem surgir, e não entupa seu dia com reuniões que acabarão tendo que ser adiadas para o dia seguinte. Risque as coisas na medida em que você as completa (você pode fazer isso online através de um aplicativo ou software de gerenciamento de projetos ou em um caderno, depende de você). Eu considero que riscar tarefas dá uma sensação satisfatória de dever cumprido.

Conclusão

Esta é uma boa maneira de estruturar o seu trabalho e é provavelmente muito semelhante às técnicas informais que você usa hoje. A parte interessante para mim foi a de criar uma lista de coisas que estou esperando de outras pessoas, assim eu posso delegar e depois “esquecer” do assunto até o momento certo. Na medida em que a lista é escrita, eu posso facilmente verificar o que eu estou esperando de minha equipe do projeto a qualquer momento.

Autora: Elizabeth Harrin - Gerente de projetos e programas com mais de uma década de experiência nos setores de saúde e serviços financeiros. Autora de diversos livros sobre gerenciamento de projetos, e criadora do blog “A Girl’s Guide to Project Management”.

Artigo publicado originalmente no site Stakeholdernews