Se sua empresa já possui processos avançados de gerenciamento de projetos e governança, talvez o tema deste artigo seja pouco relevante.

No entanto, em minha atividade de consultoria vejo frequentemente uma prática perigosa de gerenciamento de projetos, especialmente nas pequenas e médias empresas: a falta de evidências.

Esta situação pode virar um verdadeiro inferno para o gerente de projetos. Você deve reconhecer facilmente uma destas frases: “Ele me disse por telefone que vai entregar o produto semana que vem”, “Conversei com o engenheiro, e ele garantiu que a planta está correta”, “Tenho certeza que ele corrigiu o item da proposta”.

Este tipo de comunicação, normalmente verbal e baseada na confiança (ou falta de vontade de ir a fundo nos assuntos), não é confiável, pois não traz consigo evidências de sua veracidade, precisão e utilidade.

O que seria então uma evidência aceitável? Eu a definiria como registros documentáveis, rastreáveis e acompanháveis dos eventos de um projeto.

Vamos avaliar um a um:

Documentável

Refere-se à forma do registro.

A evidência aceitável deve poder ser capturada de alguma forma. Hoje em dia, a melhor forma é digital, seja na forma de um documento, uma imagem, uma gravação de áudio ou vídeo ou até em um sistema de gerenciamento de projetos online.

Rastreável

Refere-se à forma e conteúdo.

Não basta que a informação tenha sido capturada, mas também deve ser possível saber quem a mandou, quando, para quem, como e sob quais circunstancias.

Um sistema de gerenciamento de projetos é ideal para isso, mas mesmo que este não esteja disponível, cabe ao gerente de projetos definir formulários e formatos padronizados de comunicação que garantam a rastreabilidade da comunicação.

Acompanhável

Refere-se ao conteúdo da evidência.

Uma evidência que não pode ser acompanhada pelo gerente de projetos é inútil. A evidência acompanhável é aquela que tem dados detalhados e precisos, permite estabelecer o que deve ser feito a seguir e facilita o desenvolvimento de tarefas, responsabilidades e entregáveis explícitos. Ou seja, uma evidencia deve permitir ao gerente de projetos dar os próximos passos em relação a aquele item.

Para atingir estes objetivos na comunicação em seu projeto, pode ser necessária até uma mudança cultural em sua organização. Como gerente de projetos, você deve dar o exemplo para que todos os stakeholders possam enxergar os benefícios de evidências de qualidade no andamento de um projeto. E se você notar que há uma resistência mais forte por alguns participantes do projeto, avalie se a falta de clareza não é conveniente para eles, e tome ações corretivas mais enérgicas para garantir o sucesso de seu projeto.

Artigo publicado originalmente no site: http://stakeholdernews.com.br/artigo/sucesso-do-projeto-comunicacao/

Autor: Luiz de Paiva