Quando estudamos e pesquisamos sobre gerenciamento de projetos, normalmente encontramos muito conteúdo sobre as áreas de conhecimento do PMBOK, liderança, comportamento do gerente de projetos, certificações, metodologias, etc.

Existe outro aspecto do trabalho do gerente de projetos que é menos “nobre”, e não lemos tanto sobre isso: resolver problemas.

Pense bem:  ao gerenciar um projeto, quando tempo você passa planejando atualizando cronogramas e fluxos financeiros, fazendo relatórios e comunicando o status dos projetos aos stakeholders? E quanto tempo passa resolvendo problemas? Provavelmente a resolução de problemas ocupa uma boa parte de seu dia…

Quando falo sobre problemas em projetos é tudo aquilo que sai do planejado, mas não se encaixa como uma mudança de projeto. O fornecedor vai atrasar a entrega do material porque o caminhão ficou preso em uma enchente? É um problema… O técnico não leu o último e-mail com orientações para instalação de um sistema e fez a coisa errada? É um problema… O departamento financeiro não recebeu a autorização para liberar verbas para seu projeto? É um problemão!

O papel do gerente de projetos em um problema é fundamental. Os mais fracos se limitam a entender o impacto do problema no projeto e documentar a situação, deixando a solução para os especialistas. Os que são realmente bons se envolvem profundamente em todas as fases da resolução do problema para que este tenha o menor impacto possível no projeto.

Eu enxergo 3 aspectos básicos para que um gerente de projetos lide adequadamente com os problemas:

Gerenciar e Monitorar 

Você deve ter alguma forma de identificar, capturar e registrar os problemas. Não há uma solução única, mas é bom ter algum sistema (de preferência online) que lhe ajude. Isso pode ser desde uma planilha excel, passando por mapas mentais, até sistemas online de gerenciamento de projetos.

Desde que você e sua equipe consigam (1) registrar os problemas que ocorreram, (2) documentar os passos envolvidos na solução, (3) acompanhar o status de cada problema e (4) saber as responsabilidades de cada membro da equipe na solução, o sistema de gerenciamento e monitoramento de problemas está adequado.

Resolver com Processo

Existem várias metodologias de resolução de problemas (é só fazer uma busca na internet para conhecer algumas). Claro que o remédio precisa ser adequado aos sintomas. Você não vai aplicar um processo complicado envolvendo muitas pessoas para resolver um problema de baixo impacto e custo.

Independente de suas preferências, o que você precisa é ter alguma forma estruturada de resolver os problemas. Isto lhe ajudará a seguir um processo lógico e permitirá à equipe contribuir mais com a situação.

Pessoalmente, eu tenho um processo que aplico a quase todos os problemas em meus projetos, por ser intuitivo e ajustável ao tamanho do problema:

Garantir o Fechamento do Problema

Não permita que os problemas virem zumbis (mortos-vivos que sempre voltam para pegar no seu pé). Os problemas devem ser liquidados e exterminados. Se ele ainda estiver se mexendo, dê um tiro de misericórdia.

Dramas à parte, seu processo deve garantir que a implementação seja eficaz, que a solução esteja adequadamente documentada, que todos os stakeholders corretos tenham sido comunicados e que foram tomadas as medidas para que o problema não volte a acontecer.

Em resumo, não aplique metodologias e processos detalhados ao gerenciamento normal de seu projeto, enquanto trata os problemas com intuição ou tentativa e erro. Problemas tem a chata mania de se multiplicar rapidamente e se espalhar fora de controle, então seja eficiente na eliminação de cada um… pelo bem de seu projeto.

Autor: Luiz de Paiva

Artigo publicado originalmente no site Stakeholdernews