Táticas para gerenciar riscos de projetos

Táticas para gerenciar riscos de projetos

“Mas e se… ?” É algo que ouço muito em meus projetos. Talvez os membros da equipe do projeto sejam particularmente pessimistas, mas a verdade é que a maioria de nós parece achar que é fácil identificar os riscos que podem afetar o sucesso de um projeto.

Veja, você não tem que ser uma pessoa pessimista para ser capaz de identificar riscos em um projeto – na verdade, ser capaz de ver o panorama e descobrir o que poderia criar problemas é uma habilidade que pode poupar muito prejuízo ao seu projeto. Muitas vezes, é muito mais barato lidar com a prevenção de um problema do que lidar com sua solução depois que ocorre.

E você? Como lida com os riscos depois de identificar que eles existem no projeto?

Há 4 maneiras básicas de se lidar com problemas potenciais em projetos. São o que eu chamo de opções de gerenciamento de risco: aceitação, prevenção, transferência ou mitigação.

Vejamos cada uma:

Aceitação

Uma das estratégias que você pode usar ao identificar um risco para seu projeto é não fazer nada. É isso mesmo – literalmente não fazer nada a não ser fazer criar uma nota em seu software de gestão de risco e escrever que você não está fazendo nada a respeito. Isso é chamado de aceitação, e é quando você aceita que um risco pode acontecer e apenas diz: “Está bem, vamos esperar para ver a abordagem”. Isso significa que você também aceita o fato de que, se o problema realmente acontecer, você vai lidar com ele, em vez de antecipar  qualquer esforço para impedir que ocorra.

Geralmente não aceito muitos riscos em meus projetos, mas há alguns que sim. Um bom exemplo é: Se você está organizando um evento externo, como um churrasco da empresa, pode chover ou pode não chover. Mas você não pode controlar o tempo, assim você deve simplesmente aceitar que pode se molhar. Se o risco é muito pequeno, às vezes a melhor escolha é aceitá-lo, pois isso pode ser mais fácil – e ser um melhor uso de seu tempo – do que tentar fazer algo.

Evitar

Alguns riscos você pode evitar completamente. Trata-se de fazer mudanças (às vezes drásticas) em seu plano do projeto e cronograma, para evitar o problema em potencial. Por exemplo, se a Páscoa é a época mais movimentada na sua empresa, o lançamento de um novo software de gestão financeira nesta época pode não ser a melhor ideia. Se todo mundo já está ocupado,dar ao pessoal um software para aprender enquanto eles têm clientes pendurados ao telefone vai fazer o lançamento de seu projeto ser muito mais difícil do que precisaria ser. É muito melhor mudar o cronograma e lançar o novo software antes ou depois do período movimentado.

Usei essa técnica com sucesso para escolher datas de início de operação, em momentos mais calmos. Também utilizei técnicas de prevenção, como forma de evitar outros problemas: quando você está preocupado sobre como os stakeholders ??irão reagir e os impactos negativos que podem ter sobre o projeto, boa comunicação e engajamento com eles é uma estratégia de prevenção para garantir que você não deixe as coisas desandarem.

Transferir

A transferência não é algo que uso com muita frequência, mas já fiz isso em contratos de projetos. É quando você transfere o risco para outra pessoa. Eles, então, assumem a responsabilidade de gerenciar o risco e o impacto. Um exemplo seria quando um contratado terceirizado torna-se responsável por algo, como uma nova funcionalidade dentro de uma parte do software, e é então a sua responsabilidade garantir que esta seção seja adequadamente implementada, assumindo a responsabilidade pelo treinamento e assim por diante.

Também pode ser usada para o risco financeiro. Fazer um seguro é uma forma de transferir o risco para outra parte. Você poderia “segurar” o equipamento do projeto, por exemplo, para que, se ele for danificado ou roubado, outra empresa (o fornecedor do seguro) tenha que lidar com as substituições.

Mitigação

Mitigação de risco é a estratégia que mais uso, e provavelmente você também. Se agir cedo você pode, muitas vezes, limitar o impacto de um risco. O ideal é que as atividades de mitigação signifiquem trazer o impacto potencial do risco – ou a probabilidade de o risco acontecer – a níveis aceitáveis. Esses níveis são definidos por você e o patrocinador do projeto, e são, provavelmente, registrados na documentação do projeto ou plano de gestão de riscos.

Mitigação é uma abordagem muito comum, e provavelmente você mesmo pode dar muitos exemplos de situações em que a aplicou. Um expediente que tenho usado é a introdução de muitos testes para um projeto. A fase de testes é muitas vezes subestimada, mas é importante, e testes completos podem identificar problemas com antecedência o suficiente para que você possa corrigi-los.

Você também pode minimizar quaisquer problemas em seu projeto começando em pequena escala e construindo um protótipo ou uma amostra, antes de se comprometer com a coisa toda. Você poderia treinar um pequeno grupo antes de lançar seu treinamento para toda a empresa. Você pode percorrer todo um processo antes de implementá-lo de verdade. Em geral, há muitas coisas que você pode fazer que se enquadram na categoria de mitigação.

Estas são as quatro opções possíveis quando se trata de gestão de riscos negativos – coisas que poderiam causar problemas em seu projeto. Você pode usar estas opções de forma independente ou em conjunto para reduzir ainda mais a possibilidade de o risco acabar com seu projeto.

Qualquer que seja a estratégia que você optar por seguir, certifique-se de registrar em seu log de riscos sua decisão, e as ações apropriadas que devem ser tomadas. Depois, é claro, você tem que completar essas ações para garantir que o risco seja gerenciado de forma eficaz!

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com