Há pouca dúvida de que um dos elementos-chave para ser um bom líder, em qualquer área, é a capacidade de se comunicar bem.

Pelo fato de estar muitas vezes lidando com vários recursos – entenda-se: pessoas – qualificados, e completando tarefas críticas em projetos de longo prazo que podem valer  potencialmente centenas de milhares de reais, é muito óbvio que o gerente de projeto deve ser um mestre em comunicação, processamento e divulgação de informações de forma eficiente e eficaz.

Assim, considerando o fato de que temos que ser grandes comunicadores, e também de que a maioria de nós provavelmente está em déficit em alguma área de comunicação, pergunto: O que podemos fazer para aprimorar essa habilidade social crítica a ponto de sabermos que estamos fazendo o trabalho que precisamos fazer para nossa equipe, cliente e projeto?

Vamos discutir visualizando os elementos-chave das responsabilidades de comunicação de um gerente de projetos:

Definir expectativas

Em primeiro lugar, o gerente de projeto deve ser eficaz na definição de diretrizes de comunicação, protocolos e expectativas no início do projeto. As duas maneiras mais fáceis de fazer isso são:

Entrar em detalhes durante o pontapé inicial oficial do projeto sobre como, quando, onde e porque a comunicação sobre o projeto vai acontecer. A sessão de abertura serve para definir as expectativas do projeto, então não há melhor hora ou lugar para estabelecer diretrizes de comunicação do que durante essa sessão formal.

Em segundo lugar, é importante criar um plano de comunicação efetivo e documentado do projeto, que tenha por base o que foi discutido durante a sessão de abertura, e realmente forneça informações chave de contato para todos os stakeholders, definindo fluxos de comunicação. Este documento também deve definir quando as reuniões de status e outros contatos importantes vão acontecer. Em seguida, claro, é preciso seguir o plano.

Ouvir

Um dos aspectos mais negligenciados do processo de comunicação é a necessidade de ouvir. Nenhum gerente de projeto pode realmente ser um bom comunicador a menos que seja um bom ouvinte. Ouvir é metade do processo de comunicação e, se não for algo bem feito, as principais informações podem se perder nos “ruídos” que levam a mal-entendidos e ineficiências.

Eu pessoalmente tive que trabalhar muito nesta habilidade, pois muitas vezes me peguei pronto para dar minha opinião sobre um tema quando alguém ainda estava expressando seu ponto de vista. Isto não é somente rude, pode também ser perigoso em um ambiente de gerenciamento de projetos em que conceitos importantes podem ser ignorados por quem mais precisa ouvi-los – o gerente do projeto.

Falar

A parte mais óbvia do processo de comunicação é falar. E muitas vezes esta é a única parte em que as pessoas se concentram. Ser claro e conciso é fundamental.  Indivíduos que tendem a inundar suas comunicações com muitos detalhes confundem os ouvintes do outro lado e, muitas vezes, não conseguem passar sua mensagem com precisão e eficácia. Fui culpado disto, em muitas ocasiões, por entrar em mais detalhes do que o necessário e prolongar um ponto além do que é razoável e produtivo. Seja claro e conciso e utilize apenas a quantidade de palavras necessárias para expressar seu ponto de vista.

Reunião

Finalmente, isso nos leva às reuniões. Reuniões precisam ser úteis. E também devem ser consistentes. Com isso quero dizer “agendar regularmente e raramente cancelar”. Não tome o tempo valioso das pessoas desnecessariamente, mas se reuniões foram programadas regularmente, devem acontecer, mesmo que haja pouco ou nada de novo para cobrir ou transmitir.

Se você começar a se atrapalhar – leia-se: falhar – muito com os dias de reunião e os horários, a frequência cairá rapidamente e poucas pessoas vão considerar suas reuniões como importantes. Assim como um programa de TV que muda muito de horário – em breve você vai perder audiência. Além disso, nunca deixe suas reuniões se estenderem muito além do tempo estipulado, pois os participantes têm outros trabalhos importantes a fazer.

São quatro cuidados simples, mas que podem fazer uma enorme diferença em sua reputação e na qualidade de seu trabalho como gerente de projeto.

Autor: Brad Egeland