Nenhum projeto acontece em um vácuo. Projetos são influenciados e são dependentes pelo ambiente em que estão inseridos – tanto o ambiente corporativo quanto o ambiente mais amplo fora da empresa.

No artigo de hoje vou primeiro definir brevemente e de forma simplificada o que são dependências e restrições, e em seguida compartilhar uma abordagem de 5 passos para identificar e rever todas as dependências e restrições em seu projeto. Se isso soa assustador, não se preocupe. É uma tarefa muito mais rápida do que você pensa.

Definições

Dependência: A relação que define a ordem em que as tarefas devem ser executadas. A tarefa B é dependente na tarefa A se o começo ou final da tarefa A deve ser alcançado antes da tarefa B poder começar. As dependências podem ocorrer dentro ou fora do projeto e/ou do seu ambiente corporativo.

Restrição: Algo que limita suas opções. Poderiam ser fatores que limitam o tempo, recursos ou orçamento disponível para o projeto. Seu desafio como gerente de projetos é entregar o projeto com sucesso dentro das restrições de seu ambiente.

Passo 1: Crie um registro de todas as dependências do projeto

Agora que você entende o que é uma dependência, você pode debater e documentar todas as dependências que têm um impacto sobre o seu projeto. Estabeleça um registro de dependências e restrições usando um modelo existente de seu escritório de gerenciamento de projeto (PMO) ou desenvolvendo o seu próprio.

Lembre-se de incluir quem é responsável por gerenciar a dependência e todas as outras informações pertinentes, incluindo se é uma dependência interna ou externa. Se for uma dependência externa, você pode adicionar um link para onde você pode encontrar mais informações. Isto é particularmente relevante se a dependência externa é outro projeto e você precisa se lembrar de falar regularmente com o outro gerente de projeto para avaliar o impacto em seu projeto.

Passo 2: Crie um registro de todas as restrições do projeto

Faça uma sessão de brainstorming e documente todas as restrições que têm um impacto sobre o seu projeto. Você pode usar o mesmo documento que você usou para registrar as dependências, mas se você achar que é mais adequado criar um registro separado – por exemplo, se você tem um monte de restrições -, então se sinta livre para criar outro documento.

Passo 3: Certifique-se que as dependências e restrições mais importantes estejam em seu Documento de Iniciação do Projeto

Transfira as principais dependências e restrições ao seu Documento de Iniciação do Projeto, ou Termo de Abertura do Projeto. O objetivo de fazer isso é ter todas as informações-chave sobre o projeto em um só lugar, e que os stakeholders envolvidos tenham uma visão desde o início daqueles fatores críticos que impactarão o projeto.

Se você não tem muitas dependências ou restrições, você pode incluir todas no documento. Se o seu registro tem muitas entradas, considere quais são as de prioridade mais alta e inclua apenas elas. A audiência para o seu Documento de Iniciação do Projeto é o seu patrocinador do projeto, e é pouco provável que ele ou ela queiram ler cada dependência de baixo nível. No entanto, isso não tira a responsabilidade de você, na condição de gerente do projeto, de monitorar todas elas.

Tenha uma discussão com o seu patrocinador e garanta que ele compreenda as dependências e restrições e o que poderia acontecer se uma dependência não puder ser cumprida ou uma restrição acabar por ser demasiado restritiva. Você precisa garantir que eles tenham um entendimento completo do ambiente do projeto, e dependências e restrições são dois elementos-chave para isso.

Passo 4: Certifique-se de que as principais dependências e restrições estejam em seu registro de riscos

Leia suas listas. Algumas dessas dependências soam como riscos do projeto para você? Dependências de fora do projeto são muitas vezes candidatas a ser transferidas para o registro de riscos, especialmente se você é dependente de terceiros para entregar certos itens.

Algumas restrições, tais como acesso limitado às pessoas para testes do usuário, também são riscos potenciais, então garanta que elas sejam registradas também. Na verdade, se você já sabe que a restrição vai ser um problema, registre-a em seu registro de problemas.

Passo 5: Combine como você vai monitorar as dependências e restrições

Ter um registro e um Documento de Iniciação do Projeto ou Termo de Abertura do Projeto atualizados é ótimo, mas seu o projeto não será melhor apenas por fazer isso. Você tem que descobrir uma maneira de avaliar regularmente as dependências e restrições de modo que você possa gerenciar o impacto que elas terão sobre o sucesso na entrega do seu projeto.

Se você tiver dependências externas em outros projetos, converse com os gerentes de projeto em questão e combine como deixar um ao outro saber quando as coisas mudam. Reportar por exceção é um princípio sólido que você pode usar aqui: apenas reporte para a outra pessoa quando algo não está indo como o planejado. Assim, se seu projeto é dependente de outro projeto para completar uma determinada tarefa em uma determinada data e parece que isso vai ser alcançado, o outro gerente de projeto irá apenas informar a você se agora parece que não vai ser mais alcançado.

Para maior conforto, você pode querer agendar reuniões regulares com os gerentes de projeto em questão para garantir que você compreenda como seus projetos estão progredindo e quaisquer mudanças que isso tem para a maneira em que o projeto será entregue.

Uma maneira simples de gerenciar dependências internas é lembrar-se de discuti-las em suas reuniões com a equipe do projeto. Quanto mais conscientes os membros da equipe do projeto estão sobre o impacto de suas tarefas no trabalho de outras pessoas, mais provavelmente eles irão sinalizar quando houver um problema. Mas em caso de dúvida, pergunte a eles, e faça que isso seja um item de pauta permanente em suas reuniões regulares. Durante essas reuniões, você também pode atualizar o registro para incluir quaisquer novas dependências ou restrições que surgem no decorrer do projeto.

Claro, para aquelas dependências e restrições que foram incluídas no registro de riscos, seu processo de gerenciamento de riscos irá garantir que elas sejam tratadas e endereçadas.

Autora: Elizabeth Harrin - Gerente de projetos e programas com mais de uma década de experiência nos setores de saúde e serviços financeiros. Autora de diversos livros sobre gerenciamento de projetos, e criadora do blog “A Girl’s Guide to Project Management”.

Artigo publicado originalmente no site Stakeholdernews