Hoje em dia, raramente ouvimos sobre os projetos que terminarem abaixo de um determinado orçamento. Pelo contrário, ouvimos falar sobre projetos que precisam de mais pessoas, mais recursos materiais e de mais tempo, o que, em última instância se traduz em custos adicionais que esticam o orçamento do projeto.

Embora seja claro que os custos do projeto podem ser influenciados por fatores externos fora do controle do gerente de projeto, existem também muitos fatores que podem ser controlados de dentro do projeto, através de um planejamento apropriado de custos do projeto.

Aqui estão seis razões simples pelas quais os projetos excedem os custos e como evitá-las:

1. Falta de financiamento

Você provavelmente já ouviu falar sobre projetos que começam com um orçamento inferior (“Só podemos alocar essa quantia para este projeto…“). Esses projetos terão um alto risco de ultrapassarem o orçamento inicial, bem como um alto risco de fracasso.

Mitigação: Esclareça com o patrocinador do projeto, desde o começo, como os custos excedentes, o que será muito provável ??que aconteça, serão tratados – por exemplo, através da redução do escopo ou financiamento adicional.

2. Estimativas de custos irrealistas

Projetos que têm custos estimados com base em chutes ou pessoas inexperientes estão fadados a enfrentar excessos orçamentais. Estimativas de custos tendenciosas e imprecisas são propensas a se tornar irrealistas numa fase posterior do projeto.

Mitigação: Divida o trabalho em pacotes menores e de mais fácil avaliação. Obtenha ajuda de especialistas no assunto e pessoal experiente quando estimar os custos. Torne as estimativas de custos compreensíveis, através da aplicação de diferentes técnicas de estimativa.

3. Complexidade subestimada

Muitos projetos hoje em dia, especialmente as maiores, têm crescido constantemente em complexidade. O Aeroporto de Brandemburgo em Berlim e o Terminal 1 do Aeroporto de Munique, por exemplo, foram bastante semelhantes em escopo, mas realizados em diferentes épocas (25 anos de diferença). No entanto, o Aeroporto de Berlim, o projeto mais recente, continua a ter excessos orçamentais consideráveis ??e atrasos. Uma das razões: a complexidade subestimada em relação ao financiamento do projeto, à construção de instalações projetadas de maneira futurista e aos novos regulamentos.

Mitigação: Divida o projeto em pacotes de trabalho menores ou fases. Evite planejar tudo extensivamente desde o início (somente o planejamento do projeto do aeroporto de Berlim levou 15 anos). Planeje de forma iterativa – por pacote de trabalho ou fase – e ao longo do projeto.

4. Cronograma do projeto estendido

Só porque o cronograma do projeto é cumprido não significa necessariamente que o orçamento será cumprido também. Por outro lado, é muito provável que, se o cronograma do projeto não for atendido, então o orçamento do projeto irá estourar graças a custos adicionais que podem se acumular, uma vez que a equipe do projeto e outros recursos serão necessários por mais tempo.

Mitigação: Gerencie bem o tempo de projeto e o cronograma. Concentre-se especialmente nas tarefas críticas no caminho, que podem ter o maior impacto sobre ambos, cronograma do projeto e custos. Se você for solicitado a estender o tempo do projeto, explique aos seus stakeholders que isso provavelmente vai custar mais. Lembre-se da tríade do projeto – tempo/orçamento/escopo. Tempo é dinheiro!

5. Planejamento inadequado de contingências

Se você não planeja (ou planeja de forma inadequada) uma contingência de orçamento, o menor desvio no escopo ou cronograma causará um excedente.

Mitigação: Um orçamento é composto de custo estimado e alguma contingência. Planeje a contingência para mudanças inesperadas no escopo, mudanças incomuns ou possíveis problemas com fornecedores. Considere uma contingência para os custos que não podem ser precisamente ou previsivelmente estimados. Algumas das estimativas de custos serão mais precisas do que outras – por exemplo, os preços das commodities serão mais previsíveis do que os custos do trabalho para um serviço específico.

6. Planejamento de recursos inadequado

Os custos do trabalho dos recursos pode ser uma das maiores despesas do projeto. Se o projeto carece de recursos, a aquisição de força de trabalho mais tarde será um custo inesperado do projeto. Também pode significar um custo maior, pois as condições de contratação podem não ser as mesmas de quando se fez o planejamento do projeto. Da mesma forma, recursos alocados em excesso significarão custos alocados em excesso, além de recursos bloqueados desnecessariamente que poderiam ter sido úteis em outros projetos.

Mitigação: Primeiro planeje o escopo, depois o trabalho necessário para ser feito, e em seguida, as premissas relacionadas, dependências e riscos. Isto irá facilitar uma melhor compreensão do trabalho que precisa ser feito e, portanto, vai ajudar a avaliar melhor o equipamento certo, a quantidade de recursos e habilidades necessárias.

Como você gerencia os custos em seus projetos, e que medidas você aplica para evitar excessos de custos?

Autora: Marian Haus, PMP

Artigo publicado originalmente no site ProjectManagement.com