Mas também costuma haver um pouco de cautela dos dois lados. Vocês não se conhecem ainda, então vocês não sabem o estilo de trabalho de cada um e como tirar o melhor proveito da relação.

Você pode ajudar a estabelecer um bom começo para o relacionamento e para o projeto, cobrindo estes pontos importantes durante a sua primeira reunião. Eles vão garantir que vocês comecem a trabalhar em conjunto de uma forma aberta e profissional, e você vai aprender muito sobre como seu patrocinador quer que você atue conforme o projeto avança.

Qual é a experiência do patrocinador?

Nem todos os patrocinadores chegam a um projeto com muita experiência específica. Você pode acabar trabalhando com alguém que não tenha passado por qualquer situação anterior de atividade em projetos e não sabe absolutamente nada sobre os processos de gerenciamento de projetos que você estará usando. Ou você pode ter alguém que é um patrocinador experiente e sabe exatamente o que ele quer de você.

O mais provável é que você tenha alguém entre esses dois extremos. Seu patrocinador pode ter trabalhado em projetos antes, mas não ter experiência com planos de projeto e visualização de softwares de gráficos de Gantt. Ou eles podem ter administrado as finanças de um projeto, mas não possuem muita experiência prática de motivar uma equipe.

Depois de conhecer a experiência que o seu patrocinador teve no passado, você pode determinar melhor forma de apoiá-lo.

Que forma de comunicação eles preferem?

Alguns patrocinadores do projeto gostam de usar a tecnologia e preferem notificações que possam ser lidas em seus smartphones. Outros são mais tradicionais e preferem relatórios mensais formais. Se você não sabe quais são as preferências de comunicação de seu patrocinador, você poderia achar que seu relacionamento começa como um desafio, pois eles podem não ler as coisas que você envia.

Definir preferências de comunicação também é importante para outros tipos de comunicação esporádica, e não apenas de relatórios formais de projeto. Será que seu patrocinador prefere um telefonema, se há um problema? Preferem que o contato seja direto ou através do seu assistente? Você deve marcar uma reunião para discutir as coisas ou enviar um e-mail? Se você nunca trabalhou com essa pessoa antes, todas estas são coisas para descobrir, e elas vão tornar o seu relacionamento profissional muito mais fácil.

Qual o perfil de risco do patrocinador?

É o seu patrocinador o tipo de pessoa que aceitaria muito risco? Ou será que eles preferem uma abordagem mais cautelosa? Os projetos são inerentemente arriscados, uma vez que é provável que a empresa nunca tenha feito este trabalho antes. Então, você precisa estabelecer como seu patrocinador quer abordar esta questão. Um caminho seria planejar de forma conservadora, alocando tempo de contingência para cada nova tarefa, especialmente quando é algo que não foi feito antes. Outra opção seria planejar de forma agressiva, assumindo que o melhor cenário, com um plano abrangente de mitigação de riscos no caso das coisas não funcionarem como o esperado.

A maioria dos patrocinadores vão escolher um meio termo: não muita contingência para não esticar demais o cronograma, mas não muito agressivo, já que eles querem que as metas sejam atingidas.

Ter essa discussão irá, pelo menos, tornar mais claro para você como você deve ser abordado o risco no projeto.

Que acesso ao seu software de gerenciamento de projeto eles precisam?

Fale com o seu patrocinador do projeto para explicar quais ferramentas de software você está usando e como ele pode tirar o melhor proveito delas, talvez por meio de painéis de controle personalizados. Idealmente, você deve configurar o acesso do patrocinador à ferramenta antes de sua reunião para que você possa lhes dar uma demonstração do que a ferramenta é capaz. Deixe-os conhecer o tipo de dados que são capturados no sistema e o tipo de relatórios que eles podem esperar.  Inclusive, você poderia usar o seu último projeto para demonstrar isso, já que não é provável que você tenha muito em termos de dados concretos sobre o seu projeto atual.

Eles, sem dúvida, terão suas próprias ideias sobre quais formatos eles querem e quais dados são importantes para eles. Portanto, esteja preparado para adaptar seus pontos de vista e criar painéis e relatórios que atendam às suas necessidades. Você poderia fazer isso em conjunto na reunião ou tomar notas e, em seguida, trabalhar no sistema fora da reunião, apresentando-o de volta para eles quando tudo estiver pronto.

O que é mais importante: tempo, custo ou qualidade?

Assim como o risco, é importante descobrir qual é o fator crítico para o seu patrocinador do projeto. Poderia ser realmente essencial que esse projeto atinja a data de entrega, independentemente do quanto você tem que gastar para chegar lá ou o que atalhos precise tomar. No entanto, se os orçamentos estão apertados, certificar-se de que os custos não serão excedidos poderia ser mais importante, mesmo se isso significa que o projeto leve mais tempo do que o esperado. Ou, se a qualidade é a prioridade, tempo e dinheiro não poderiam ser uma objeção, desde que o produto final seja uma correspondência exata com as normas e requisitos de qualidade que foram acordados.

A maioria dos patrocinadores vai ter uma opinião sobre qual desses três elementos é mais importante para eles e para o projeto, e enquanto há outros fatores importantes para o monitoramento e controle de um projeto, é mais fácil começar com uma discussão sobre estes. Isto lhe dará uma boa ideia sobre o que focar durante o projeto quando você tiver que tomar decisões.

Seu primeiro encontro com o seu patrocinador deve ser profissional, mas relaxado, e ajuda se você estiver preparado com essas perguntas. Você vai descobrir que será mais fácil trabalhar em conjunto se você obtiver algumas orientações e discutir quanto à melhor forma de executar o projeto.

Artigo publicado originalmente pela equipe do site ProjectManager.com