Os alunos sempre fazem essa pergunta em meus cursos de gerenciamento de projetos: “Por que precisamos de um termo de abertura ou um plano de projeto, se temos um contrato?.”

Há muitas razões, não apenas uma.

Em primeiro lugar, a necessidade de clareza. Os contratos são feitos como documentos vinculativos para efeitos legais. O termo de abertura e o plano do projeto não são desenvolvidos para fins legais, mas para garantir a entrega. Enquanto as partes do contrato são definidas no contrato quase como adversários, o plano é mais uma colaboração entre as duas partes para obter o trabalho concluído com êxito, como uma equipe, e não adversários.

Em segundo lugar, o contrato pode não ter as informações necessárias para esclarecer o escopo e os outros elementos do plano. O contrato é um acordo entre duas partes do negócio para ter um projeto concluído, mas os técnicos e o gerente de projeto que lideram esse esforço agora precisam se encontrar para obter a relação de trabalho definida a partir de uma perspectiva de trabalho, e não apenas perspectiva de negócios. Embora eu seja um grande defensor de gerentes de projeto e equipe serem experientes no negócio, a experiência nos negócios por si só não realiza o trabalho.

Em terceiro lugar, o plano de projeto no contrato geralmente tem elementos-chave apenas a um nível macro. Para organizar o trabalho, o projeto precisa de um plano viável que todos possam seguir. Organização e estrutura são necessárias para realizar o trabalho, e o que está no contrato do plano não é suficiente para fazer isso.

Em quarto lugar, o cliente precisa estar envolvido neste plano de projeto e não ser apenas um árbitro ou um juiz. Infelizmente, muitos clientes assumem que eles têm agora uma Constituição (o contrato) e é hora de colocar em julgamento o fornecedor com base desta Constituição. Na realidade, a pior coisa que o cliente pode fazer para perder o valor do trabalho é tornar-se um juiz. Um cliente é um parceiro, que trata o fornecedor como um parceiro, para garantir o benefício mútuo e relacionamento ganha-ganha. Um cliente geralmente tem medo de que ser um parceiro irá torná-lo vulnerável, se o fornecedor não desempenhar. Com este tipo de atitude, o projeto não pode caminhar em direção à criação de valor, mesmo que formalmente seja concluído.

Isso é tudo por agora. O que você acha?

Créditos:

Autor: Ammar W. Mango, consultor organizacional de Gerenciamento de Projetos

Artigo publicado originalmente na newsletter Project Insider do Stakeholdernews