Duas das grandes perguntas que recebo das pessoas são: o que exatamente são relatórios de gerenciamento de projetos, e quais são os melhores para tomar como exemplo? Relatórios de gerenciamento de projetos são visualizações de dados coletados, relacionados com os resultados e prazos para projetos que nós gerenciamos. A maioria dos Gerentes de Projetos gerencia uma carteira de projetos, ou seja, há uma quantidade considerável de dados para rastrear. Até aí tudo bem, mas como o diabo está nos detalhes, aqui estão cinco relatórios que eu descobri que podem transformar um projeto deficiente em um projeto bem-sucedido.

1. Relatório de Consumo de Horas

O relatório de horas reflete todos os tempo aplicado por seus recursos em seus projetos. Ele permite que você controle o tempo real contra o tempo que foi alocado e aprovado no seu orçamento. É útil não só para o gerente, mas ele também para os companheiros de equipe ou qualquer fornecedor que reporte o tempo em seus projetos, já que eles são responsáveis ??pelo que estão relatando. Eu recomendo que as pessoas reportem o tempo semanalmente, mas é ainda mais válido se as pessoas controlarem seu tempo no projeto em tempo real.

2. Relatório de Despesas

As despesas podem matar projetos se não são bem controladas. Um gerente de projeto pode pensar que o trabalho está indo bem até que todos reportem as despesas no final, e a essa altura ele rapidamente se transforma em um projeto fracassado, porque as pessoas não informaram suas despesas em tempo real. Despesas incluem:

• Tempo de empreiteiros e fornecedores;

• Despesas de viagem, como passagem aérea, táxis, hotéis, refeições, etc;

• Refeições e entretenimento (especialmente em atividades comerciais);

• Suprimentos que são consumidos e alocados a seu projeto;

• Equipamentos, pois quando algumas equipes de projeto são alocadas em determinadas áreas do projeto, eles podem ter que encomendar equipamentos como impressoras, laptops adicionais, etc, que têm de ser contabilizados;

• Aluguel e instalações, já que algumas equipes de projeto podem alugar ou arrendar espaço de escritório que tem de ser contabilizado em seus projetos;

Controle as despesas em tempo real, de modo que elas não atinjam o seu projeto no final de surpresa e causem o fracasso. Aqueles que podem querer olhar para relatórios de despesas incluem você como o Gerente de Projetos, aqueles que aprovam relatórios de despesas, o departamento financeiro da empresa e qualquer um que informa as despesas para o seu projeto.

3. Relatório de Carga de Trabalho dos Recursos

Assim como o relatório de horas permite que você acompanhe o real versus o estimado para que você possa olhar para as variações, o relatório de carga de trabalho dos recursos também é muito importante para o gerente de projeto. Os membros da equipe também podem se beneficiar dos insights deste relatório, porque eles são os que normalmente fazem a estimativa do trabalho necessário, e desejam controlar o tempo real utilizado. Eles precisam ser capazes de olhar para a sua própria carga de trabalho e chamar a atenção para eles onde podem estar com excesso de alocação de horas.

O relatório de carga de trabalho dos recursos olha para aquilo que você tem no orçamento. Se você tem duas pessoas com as mesmas habilidades, pode ser possível realocar algum trabalho a outros recursos. Se negligenciado, estas são coisas que podem fazer um projeto ficar acima do orçamento ou em atraso.

4. Relatório de Portfólio

A maioria dos gerentes de projeto gerencia múltiplos projetos.  Pessoalmente, eu gosto de informações de alto nível em meu relatório de portfólio, como metas e status. Se algo está vermelho, significando que um projeto está fora da caminho desejado, isso me obriga a dar uma olhada mais de perto nos detalhes do projeto.

5. Relatório de Status do Projeto

Existem vários formatos para acompanhamento de dados, mas eu sou uma pessoa muito visual que gosta de gráficos no relatório de status. Os gráficos podem ser do tipo pizza, histogramas, lineares ou infográficos. Você também pode preferir preparar os dados em um formato de planilha. Estes são alguns dos itens que eu procuro em um relatório de status do projeto:

• Trabalho que está concluído ou atrasado, e quando está prevista para ser concluído;

• Variações do cronograma;

• Variações de custos;

• Riscos (certificar que todos os riscos estão sendo atendidos);

• Problemas (certificar que esses problemas estão sendo endereçados adequadamente);

• Alterações (que mudanças estão chegando ou precisam ser avaliadas pelo conselho de controle de mudanças);

Eu compartilho relatórios de status com o conselho de controle de mudanças de cada projeto com o detalhamento que preferem, que pode ser uma visão de alto nível dos dados, para em seguida fornecer uma visão mais detalhada do status para os membros da minha equipe. Os softwares de hoje permitem que você personalize como os dados são apresentados.

Analisar os dados por meio de relatórios de gerenciamento de projeto lhe dá importantes insights sobre o seu projeto, e pode mostrar o que está indo bem e o que não está. Manter o controle de detalhes do projeto pode significar a diferença entre um projeto fracassado e um projeto bem sucedido.

Autora: Jennifer Whitt