O bom gerenciamento de projetos é muito mais do que a aplicação de processos – nós sabemos disso. Mas apesar de serem as pessoas que entregam projetos, os processos as apoiam ao fazê-lo, e certamente tem sua importância. Mesmo com as melhores pessoas, é difícil entregar um projeto bem sucedido sem um método sólido para a definição e controle do escopo, requisitos, benefícios, custos, qualidade e riscos. É uma pena então que muitos gerentes de projeto cometam erros básicos e não consigam colocar em prática uma base sólida sobre a qual o projeto pode progredir.

Você está em risco de cometer qualquer um dos erros abaixo relacionados com processos?

1 - Você falha em ver o panorama comercial do projeto: você supõe que o patrocinador ou alguém mais experiente já produziu um plano de negócio forte e viável e que os custos e benefícios são viáveis.

2 - Você compromete a fase de planejamento: você sucumbe à pressão dos stakeholders seniores que acreditam que o projeto pode ser entregue mais rápido se a fase de planejamento for reduzida.

3 - Você produz um documento de iniciação do projeto ou plano de projeto superficial: você deixa de fora detalhes importantes sobre o que vai ser entregue e como será entregue, e você deixa de fazer uso das estruturas de análise de escopo, marcos e iterações com resultados e entregáveis claros.

4 - Você planeja sozinho: Você não envolve toda a equipe no processo de planejamento, porque você acredita que você deve saber tudo e fazer tudo.

5 - Você não está suficientemente no controle do gerenciamento do escopo e requisitos: Você documenta os requisitos em um nível muito alto e não especifica claramente o que estava fora do escopo.

6 - Você subestima o esforço do projeto: Você é muito otimista ao estimar o projeto.  Você só contabiliza cenários positivos e deixa de fora contingências para administrar as incertezas.

7 - Você utiliza um processo mecânico de gestão de riscos: Você produziu um registro de riscos, mas você não o transformou em ações ou contabilizou os riscos no planejamento de como o projeto será realmente realizado.

8 - Você tem um processo de governança fraco: O processo de acionamento dos níveis mais altos da empresa não é claro, o comitê ainda não foi estabelecido ou não foi convocado regularmente.

9 - Você não consegue analisar e aprender com os erros do projeto de forma eficaz: Projetos são revistos somente após a implementação e não enquanto eles estão sendo realizados para que a equipe possa aprender com a experiência.

10 - Você não consegue obter a adesão adequada para documentos de planejamento: Você trata a fase de aprovação como um mero exercício de resolver um checklist de itens, em vez de garantir que os stakeholders tenham realmente entendido o conteúdo e o significado dos documentos.

Você pode achar que a lista acima é muito exagerada, mas, infelizmente, a dura realidade é que muitos projetos sofrem de um ou mais desses erros relacionados ao processo. Gerentes de projeto, por vezes, seguem um processo por razões de conformidade sem ligar muito para ele. Mas o valor agregado vem da aplicação significativa de um processo. Se um processo, ferramenta ou técnica não adicionar valor, não deve ser usado. A gestão de risco, por exemplo, tem pouco valor se tudo que você faz é registrar os riscos e atribuir responsabilidades e ações de mitigação, mas posteriormente não acompanha e leva esses riscos em consideração ao planejar, calcular e executar o projeto. Da mesma forma, o plano de projeto ou termo de abertura tem pouco valor se não foram produzidos em colaboração com a equipe e se os stakeholders o “compraram” totalmente.

O que é interessante, é que muitos gerentes de projeto sabem o que precisa ser feito, mas ainda não estão fazendo isso. Por quê? Eles estão muito complacentes ou ocupados apagando incêndios em outro lugar? Qual é a sua situação? Você às vezes não consegue fazer uso de práticas comprovadas de gerenciamento de projetos, mesmo que você conheça bem? Qual é o primeiro passo para aliviar isso?

Autora: Susanne Madsen, gerente de projetos e programas, mentora e coach, com mais de 15 anos de experiência

Artigo publicado originalmente no site PM Hut